上司に報告・連絡・相談をした時に、何を言いたいのか分からないと言われたり、上手く伝わっていなかった時はありませんか？
上手く聞き取ってくれない上司のせいなのでしょうか？
相手を疑う前に、まずは自分の伝え方を修正してみましょう。
今回は、「自分のコミュニケーション能力向上」について書いていきます。
話す前に、1分で説明できるように頭のなかで組み立てる
話をする際に、考えがまとまっていない状態で、話し始めていませんか？
まとまっていないのに話始めると、文章構成がぐちゃぐちゃになり、相手側は聞き取るのが大変です。
まずは、頭の中で文章を組み立てから、話始めましょう。
発言しなければいけない場面でも、「整理してから話します」と言いましょう。
整理されていない状態で話されても、周りが迷惑です。むしろ、「整理してから話す」と事前に伝えることで信頼感が増します。
まずは結論から述べる
話始める時に、まずは「結論」から述べましょう。
着地点が分かっていると、相手も安心して聞くことができます。
「私は〇〇だと思います。理由は・・・」というように話すと、相手も「どうしてそう思うのだろうか？」と聞く姿勢になってくれます。
「〇〇について話があります。」と、何について話すのか、テーマを伝える事で、相手も心構えができます。
目次を伝える
伝える点が複数ある場合は、「目次」を伝えます。
結論を述べた後に、「理由は、〇〇と〇〇です。まず、〇〇についてですが・・・」という感じです。
先程述べたように、具体的な着地点の見通しを相手に伝えることで、相手も安心して聞くことができます。
報告・連絡・相談の時も同様です。「〇〇について話が2点ほどあります。〇〇の事と〇〇の事についてです。」という感じです。
感情は省く
人に物事を伝える時は、伝わってほしいという想いから、どうしても感情が入ってしまいます。
しかし、極力感情は省くように心がけましょう。
結局、その物事をどう捉えるかは、相手次第です。
事実のみを伝えるようにしましょう。
長いと相手に伝わらない
初めに1分で伝わるようにと書きました。
どうしても相手に伝えたいという想いから、ながながと話してしまいがちです。
しかし、長く話せば話すほど、相手には伝わりにくくなります。
例を挙げてみます。国会中継などは見た事がありますか？
長文を話している政治家がいます。最初のうちはいいのですが、だんだん聞くのが嫌になってきます。最初のほう何を話してたっけ？となります。
逆に、聞きやすい政治家は、文章を短くしています。こういうことを言いたいのかとなります。
これは、ビジネスシーンでも同様です。文章は、短ければ短いほど、相手に伝わります。
長々話すクセがあるのなら、まずは1分に収まるように努力してみましょう。
コミュニケーション能力向上で仕事効率アップ
仕事ができるビジネスパーソンは、コミュニケーション能力が高いと言われています。
あなたは、コミュニケーションが苦手ですか？あまり、人付き合いは上手じゃないという方もいるかもしれません。
しかし、意外と内向的な人の方が良い結果を残している場合があるのです。下記の本参照。
仕事ができる人ほど、コミュニケーション能力を磨いてみえます。
コミュニケーション能力は、磨くことができます。
毎日、誰とも話さないという人はいないと思います。つまり、毎日、練習するチャンスがあるのです。
日々の仕事の中で、ぜひ、練習してみて下さい。
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