要領の悪い会議を改善させる方法

あなたの職場は、会議が多くないでしょうか？

その中でも、充実した会議はどれくらいありますか？

どの会議も素晴らしいという方もいるかもしれません。一方、しょうもない会議が多いという意見もあると思います。

ただでさえ、忙しいのに、どうしようもない会議に参加させされるのはストレスが溜まりますよね。

日本の会社の会議は生産性が低いと言われています。そのような会議を避ける、もしくは、改善させる方法はないのでしょうか？

今回は、「要領の悪い会議を改善させる方法」について書いていきます。

どうしても避けられない会議

あなたは、会議があるよと言われたら、参加しますか？私は、基本的に会議には参加しません。

もちろん、何回か会議に参加した経験を元に、参加する「価値があるかないか」を判断した上で決めています。

基本的には参加しないのですが、社会人ですから、どうしても避けられない会議というものが出てきます。

そういった場合は、会議に参加しつつも、いかにこちらでコントロールするかを考えています。

迷走する会議の本質

会議が有意義になるかどうかは、「主催者」と「司会者」の2人にかかっています。

主催者は、「会議の目的」の発起者です。その会議で「決めたいことがある」から、会議をしたいといっているはずです。

このスタート時点でつまずいている場合は、救いようがありません。

例えば、「みんなで経営状態を確認しよう！」などという謎の会議です。

様々な部署の人間が集まっているのにも関わらず、１つ１つの部署の経営状態と改善策を述べていくというようなものです。はっきり言って、無意味の極地ですよね。

経営状態などというのは、数字をみれば分かることです。数字が読めないのであれば、経営に携わるべきではありません。

また、こんな取り組みをしたら、数字が良くなったという事例があるのであれば、文書化するか、マニュアル化すれば済む話です。

わざわざ、多くの人間が集まって会議する必要がありません。

主催者が、会社の直属の上司であれば、「会議の目的は何ですか？何を決めるのですか？」と聞いてあげましょう。

会議の方向性を確認し、「この会議は、こういうことを決めればいいのですね？」と念押ししておきましょう。

会議前に、目的を確認することで、前もって準備をすることができます。

議題に上がりそうなことを、前もって調べておけば、会議を円滑に進めるための発言もできるかもしれません。

ポンコツ司会者に主導権を渡さない

次に、会議の司会者です。上手に、司会進行をしてくれる人ならいいのですが、ポンコツ司会者の場合は、外部からコントロールしてあげる必要があります。

会議をしていると、どうしても「会議の目的」から外れた発言をする人間が出てきます。

ポンコツ司会者だと、そのまま流れに乗って、どんどん変な方向に話がいってしまいます。

結果として、30分で終わるはずだった会議が1時間かかったり、決めたい事が決まらなかったりして無益な時間を過ごしてしまいます。

会議の流れを把握しつつ、要所要所で発言して、会議をコントロールしていく必要が出てきます。

全体に会議の目的を認識させる

要領の悪い会議を改善させるには、まずはじめに、「会議の目的を認識させる」ことが重要になります。

これは、会議の最初のほうに確認する必要があります。これは、自分だけでなく周囲の人間も同様です。

司会者が、目的を言ってくれない場合は、最初に挙手してでも確認しましょう。

「この会議のゴールは何ですか？」「この会議で決めなくてはいけない事は何ですか？」など、質問しておくと、全員が同じ方向を向くことができるはずです。

「会議の目的の確認」は、最重要です。必ず、確認をしましょう！

適切に軌道修正

会議中には、目的から外れた意見を言う人が出てきます。

そんな場合は、即座に軌道修正をする必要があります。放置してはいけません。話がどんどん逸れて、会議が長引いてしまいます。

この時、「今は、その話はしていませんよね。」などと言ってはいけません。

それは、相手を傷つける上に、自分も悪い印象を持たれてしまいます。

「〇〇さんの意見は貴重ですね。気がつきませんでした。今後の課題ですね。」などと、相手の意見を尊重しつつ、元の議題に戻していきましょう。

反対意見の妥協点を見出す

会議の内容次第では、反対意見というものが出てきます。

人間は変化を嫌う生き物です。既存のやり方にこだわる人も出てくるものです。

全員が全員納得するというのは難しいでしょう。そんな時は、妥協点を探していきましょう。

会議の内容次第なので、例をあげるのが難しいのですが、例えば、新しい事に挑戦する場合は、既存の仕事をどうするかが課題になります。

残業してまで、新しい事に取り組めと言われれば、誰でも反発します。

そこで、どのように時間を捻出して、新しい事に取り組むのかという、「どうしたらいいか？やれる方法はないのか？」を話し合います。

相手も納得する形が理想ですが、難しい場合は、発案者、発起者が身を粉にして動き回る必要があります。

まとめ

要領の悪い会議を改善させるには、「会議の目的」を明確にすることが大切になります。

そして、会議の目的から、少しでも外れそうになったら、軌道修正をする必要があります。

司会者に頼らず、積極的に挙手して、会議をコントロールすることが大切になってきます。

生産性のある会議にして、会議ストレスを減らしていきましょう！

会議について、もっと生産性を高めたいと意識の高い方は、下記の本を読むとよいかもしれません。