労働安全衛生調査によると、仕事や職業生活に関することで、強いストレスを感じる事の中で、第1位が「仕事の量や質」となっています。
仕事の量や質のストレスを減らす方法としては、「定時で帰るための高速仕事術」「仕事を早く終わらせるための集中力」参照。
しかし、仕事で「やらない仕事」を選ぶことが難しいという方もいると思います。
そんな場合は、仕事を「簡略化」することが大切です。
今回は、「仕事を簡略化する方法」について書いていきます。
今の仕事を疑う
一番初めに行いたいのは、「今の仕事」を疑うことです。
「当たり前」と思っている事の中には、実は当たり前じゃないものが含まれている事が多々あります。
例えば、自宅での生活を例に挙げてみます。
例えば、「食器洗い」です。当たり前のように「手」で洗っていませんか？
これは、食器洗い乾燥機を使うことで、省略することが可能です。
また、「床掃除」も、「箒や塵取り」を使っている場合は、「掃除機」に切り替えることが可能です。また、ルンバなどの自動で掃除してくれるものもあります。
お金かかるじゃない？と言われるかもしれませんが、あくまで例として出しただけなので、ご了承下さい。
とにかく、今、自分がしている仕事を疑ってみることが大切です。
本当に、これは、そのマニュアル通りでなくてはいけないのか？と考えてみましょう。
きっと、省略しても問題のない仕事が、多く隠れているはずです。
無駄を削ぎ落していく
これは、もっと簡単でもいいのでは？という例に、「パワーポイント」や「会議の資料」があります。
「日本の会議は生産性が低い」と言われています。
その理由が、無駄な資料や会議によく現れています。
まず、パワーポイントですが、長々と書いていませんか？そして、その文章を読みあげていませんか？
はっきり言って無駄です。口頭で説明するのであれば、わざわざパワーポイントに書く必要はありません。
パワーポイントには、相手に伝えたい必要最低限なワードだけ書いていきます。
その上で、説明をしていき、聞く側が必要だと感じた部分をメモしてもらえばいいのです。
また、会議の資料も同様です。口頭で説明する所まで書いていないでしょうか？
書いた文章をそのまま読み上げる必要はありません。黙読してもらえばいいのです。
まずは、相手に読んでもらってから、書いていない補足部分を読んで、質問がないか聞けばよいのです。
これをするだけで、時間は大幅に削る事ができます。
状況を利用する
忙しい時もあると思います。そんな時は、その忙しさを、逆に利用しましょう。
前述のパワーポイントや資料作成にも共通することです。
あくまで、必要最低限の「覚えてほしい」ワードと文章を書いて、あとは口頭で説明するというものです。
20分も30分も長々と説明したとしても、相手の記憶に残るのは、ほんのわずかです。
ポイントを絞ったワードに、補足説明をしていくだけで十分です。
必要があれば、聞き手が、メモを書き加えていくでしょうし、分からない点があれば、質問をしてくるはずです。
忙しいので、パワーポイントを詳しく作る暇がなかった事を説明しておけばOKです。
他人に任せる
仕事を1人で抱え込んでいませんか？
そんな時は、周りの同僚を頼りましょう。これも、仕事を簡略化する方法の1つです。
あなたの同僚の中に、「要領の良い人」はいませんか？
部署内の人数が多ければ多いほど、要領の良い人は必ず存在するものです。
要領の良い人というのは、仕事の「選別」と「緩急」が得意なはずです。
仕事の優先順位や集中力を発揮すべき仕事、そうでない仕事などを瞬時に判断して仕分けしています。
周りからは、「要領が良い＝仕事が早い」と思われがちですが、実際は、「選別」と「緩急」が適切にできているだけなのです。
この要領の良い人に、仕事をお願いしてみましょう。ここで注意事項があります。
おそらく、「分かりました、いつまでにやればいいですか？」という一言を返してくるはずです。
「1時間以内にやってほしい」「午前中までにやってほしい」など、できる限り、明確な期日指定をしてあげて下さい。
「なるべく早く」などという曖昧なセリフを言うと、一気に優先順位が下がり、後回しにされてしまいます。
「頼んだ仕事できてる？」と聞いた時に、「まだですよ」と返される可能性が高くなります。
これは、同僚が悪いわけではありません。しっかり期日指定しなかった、あなたが悪いのです。
要領の良い同僚に頼むと、期日通りに仕事を終わらせてくれるはずです。
仕事を頼むのも良いですが、ちゃんとお礼も返しておいてください。恩を貰いっぱなしな人は、いずれ、信用できない人リストに入れられかねません。
自分が暇な時間ができた時は、「何か手伝いましょうか？」と声掛けしましょう。
おそらく、「どれくらい時間が空いてますか？」と聞いてくるはずです。
ここでも、「ちょっとです」とか「少しです」などと曖昧な返事はやめましょう。どの程度の仕事を振っていいか分からないので、「じゃあ、いいです」と言われかねません。
「30分くらいです」「1時間くらいです」と明確な時間を伝えましょう。
要領の良い人は、あなに任せられる適切な仕事を振ってくるはずです。
まとめ
人に与えられた時間は等しく24時間です。
時間を上手く使って、仕事を早く終わらせることで、プライベートの時間も増えます。
プライベートが増えれば、ストレスも減っていくのではないでしょうか？
今の仕事をできるだけ、簡略化していきましょう。
もし、行き詰った時は、周りにいる仕事の要領の良い同僚に、「仕事を早くやるコツ」を聞いてみるのも良いのではないかと思います。
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